Bureau Tromp voert Lean Six Sigma opdrachten uit bij klanten en geeft Lean Six Sigma trainingen. Aan het eind van deze trainingen ontvangt iedere deelnemer een certificaat. Deze certificaten worden wekelijks gemaakt door de backoffice zodat deze tijdig klaar zijn voor de trainer. Echter kost het veel tijd om deze certificaten elke keer te maken en kan de tijd beter besteed worden aan meer waarde toevoegende activiteiten voor klanten. In deze klantcase laten we jullie zien op welke manier we deze certificaten hebben kunnen robotiseren.
De wens van Bureau Tromp is om de tijd die besteed wordt aan het maken van certificaten te halveren om de backoffice zo meer ruimte te geven om zich te focussen op andere activiteiten zoals het beantwoorden van vragen van klanten en voorbereiden van de trainingen.
Om meer inzicht te krijgen in het proces hebben we eerst het proces in beeld gebracht zoals dat nu wordt uitgevoerd. Van het moment dat de lijst met deelnemers wordt gecontroleerd tot het moment dat de certificaten worden ondertekend door de trainer.
Daarnaast hebben we een aantal metingen gedaan om zowat meer inzicht te krijgen in het proces.
Backoffice:
Certificaten: 2500 per jaar
Tijdsduur: 5 minuten per certificaat totaal 260 uur per jaar
- Controle 30 seconden
- Maken 4 minuten
- Printen 30 seconden
Mogelijke fouten: Soort certificaat, naam deelnemer, locatie, datum, naam trainer
Trainer:
Tijdsduur 15 minuten per training, 50 uur per jaar
Totaal: 310 uur per jaar besteed aan het maken van certificaten voor deelnemers
Waarom RPA als oplossing?
Er zijn verschillende mogelijkheden om certificaten automatisch te laten genereren. Een koppeling tussen Excel en Word / PDF is mogelijk. Echter is de interne kennis hiervan onvoldoende. Tevens moet er iedere keer een individueel document gegenereerd worden. Het zou veel tijd kosten om dit uit te zoeken. Tevens zijn zulke koppelingen niet altijd even stabiel of te ingewikkeld om te gebruiken.
Eventueel zou het schrijven van een script een mogelijkheid zijn. Echter deze kennis is niet in huis en zou dus extern ingehuurd moeten worden. Hierdoor zou het een dure aangelegenheid worden om dit te realiseren.
Met RPA kan je gebruik maken van de huidige interface op de computer van medewerkers. Je neemt hier dus het handmatige handelen in de systemen over van een medewerker. Hierdoor kan je met low-code programma’s eenvoudig processen automatiseren welke gebruiksvriendelijk zijn voor de medewerkers.
Vanuit deze gedachten hebben we gekeken naar het deel van het proces dat een robot zou kunnen overnemen van de backoffice en de trainer (zie het rood omlijnde stuk hieronder).
Dit betreft een groot deel van de handmatige handelingen in het systeem die uitgevoerd kunnen worden. Het controleren van de namen van de deelnemers is te variabel om te laten controleren door een robot. Het versturen blijft ook een handmatige handeling. De winst zit vooral in het maken van het certificaat.
Robotiseren, Proof-of-concept
Om te kijken wat de mogelijkheden zijn hebben we eerst een certificaat gepakt om te kijken wat de mogelijkheden waren.
We liepen ertegen aan de huidige situatie niet ideaal was voor het gewenste doel door het gebruik van een PDF-systeem. Echter kon dit makkelijk opgelost worden door het certificaat om te zetten naar een Word bestand. Van daaruit konden we makkelijk automatiseren tussen Excel en Word en dit uiteindelijk om zetten naar een PDF-bestand.
(TIP) Om dit op de bestande interface te realiseren hebben we elke keer een stukje van het proces in losse blokken gebouwd. Zo kunnen we de individuele stappen controleren of ze werken en blijft het proces overzichtelijk.
Het nieuwe proces voor de robot hebben we eerst op hoofdlijnen ontworpen om te kijken welke besluiten er eventueel genomen moeten worden om een certificaat te krijgen. Dit proces ziet er als volgt uit:
Na dit ontwerp hebben we in de verschillende processtappen de automatisering middels een robot ontwikkeld. Door dit in stappen te doen konden we per processtap controleren of het proces werkt. Zo hebben we de software robot in fases gebouwd. Als we dit in één keer zouden doen, zouden we misschien aan het eind tegen problemen aan kunnen lopen die we in eerdere fases al makkelijk hadden kunnen oplossen.
Nadat we succes hadden en het certificaat elke keer goed en volledig gedraaid werd konden we de robot in productie nemen.
Pilot
Voordat deze pilot uitgevoerd werd, hebben we eerst het nieuwe proces in kaart gebracht. Dit omdat het robotiseren van de certificaten ook gevolgen had voor de manier waarop het proces uitgevoerd wordt. Nu kunnen namelijk alle certificaten voor de verschillende groepen in 1 keer uitgevoerd worden. Hierdoor is het niet nodig om extra deelnemers of extra trainingen te controleren aangezien dit in één keer gebeurt.
Tevens vult de robot de naam van de trainer in en plakt deze de handtekening van de trainer (als afbeelding) op het certificaat. Het printen van de certificaten moet nog steeds gebeuren door de backoffice. Wel zie je dat de trainer uit het proces is verdwenen en de robot erbij is gekomen.
Na het nieuwe proces ingericht te hebben, hebben we een pilot uitgevoerd met 14 trainingen die Bureau Tromp in het buitenland ging uitvoeren en waarvoor 160 certificaten moesten worden gemaakt.
De eerste keer dat we de pilot uitvoerde gaf de robot ons gelijk inzicht in de prestaties:
Tijdsduur: 36 minuten
Certificaten: 160
Per certificaat: 13.5 seconden
De manier waarop het proces is ingericht bij Bureau Tromp is dat alles automatisch wordt ge-upload naar de Cloud. Hierdoor werd het proces vertraagd. Om dit te controleren hebben we de automatische upload uitgezet om te kijken wat het effect daarvan was op het proces.
We hebben de certificaten nog een keer gedraaid. Met als resultaat:
Tijdsduur: 7 minuten en 42 seconden
Certificaten: 160
Per certificaat: 2.8 seconden per certificaat
Winst voor Bureau Tromp
Daarna zijn de robots zo ontwikkeld dat deze voor ieder type certificaat gebruikt kan worden. Door eerst een goede robot te bouwen waar 8 uur in geïnvesteerd is, konden de andere robot eenvoudig gemaakt worden. Voor de overige 15 certificaten duurde het ongeveer 30 min per robot om deze goed in te richtten. Hierdoor is de gemiddelde tijdsduur voor 16 robots nog geen uur per robot.
Daarnaast is er de besparing in uren voor Bureau Tromp aan uren voor de Backoffice en de trainers:
Backoffice:
Certificaten 2500 per jaar
Tijdsduur 1 minuut per certificaat totaal 41 uur per jaar
- Controle 30 seconden
- Printen 30 seconden
Mogelijke fouten: Geen
Oud 260 uur
Nieuw: 41 uur
Besparing 219 uur voor de Backoffice waarin deze meer waardetoevoegende werkzaamheden kan uitvoeren. Dit is mogelijk omdat de robot op een andere computer draait.
Trainer:
Tijdsduur 0 minuten
Besparing 50 uur per jaar
Totaal:
Oud: 310 uur
Nieuw: 41 uur
Totale besparing: 269 uur op jaarbasis
Ook een Proof-of-concept laten uitvoeren?
Met een eenvoudig proces kunt u in korte tijd zonder grote investeringen de effecten van RPA zelf ervaren. Neem contact met ons op voor meer informatie: