Wat is RPA en waarom zou je het willen gebruiken? Dit zijn zomaar 2 vragen die ons vaak worden gesteld. Niet iedereen kent RPA ofwel Robotic Process Automation. Sterker nog, ik durf te wedden dat het merendeel van werkend Nederland er nog nooit van heeft gehoord. Als je wat meer de doelgroep in duikt, bijvoorbeeld informatica studenten. Een groot deel van hen, zeg 50% kent het niet en de andere helft heeft er alleen van gehoord. Ook op universiteiten en hogescholen is het nog een relatief onbekend begrip. In deze blog wil ik daarom ingaan op de meest gestelde vragen over RPA.
1.Waarom zou ik RPA moeten gaan gebruiken?
Om deze vraag te beantwoorden is het belangrijk om kort en simpel uit te leggen, wat RPA ongeveer is. Je kan RPA zien als software die menselijke handelingen nabootst, bijvoorbeeld invoeren, overtypen, copy/pasten van gegevens in systemen. Vooral voor handelingen die repetitief zijn en die ook nog eens vaak op exact dezelfde manier moeten worden uitgevoerd is RPA bijzonder effectief. Effectief in deze betekent dat de handeling sneller en met een hogere kwaliteit (lees: minder fouten) kan worden uitgevoerd. De voordelen hiervan zijn bijvoorbeeld: verhoging van klanttevredenheid, korte verwerkingstijd, minder benodigde arbeidscapaciteit.
2. Wat levert RPA mijn organisatie op?
Eigenlijk is ook deze vraag al een beetje in de voorgaande vraag beantwoord. De genoemde extra capaciteit kan worden ingezet voor andersoortige werkzaamheden. Vooral het werk waarbij de unieke capaciteiten van een mens (ten opzichte van een computer) kunnen worden gebruikt zijn de meerwaarde van RPA. Er is immers nu meer tijd om medewerkers te laten doen waar ze het beste in zijn en waar zij ook de meeste voldoening uit halen.
3. Voor welke processen is RPA van waarde?
Op het moment wordt RPA vooral gebruikt voor administratieve processen binnen financiële en hr-afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van verlofaanvragen of declaraties, het opstellen van roosters, genereren van (financiële) overzichten. Eigenlijk overal waarin meerdere applicaties samen moeten worden aangeroepen om informatie uit te verzamelen en in te verwerken. Echter de mogelijkheden zijn een veelvoud hiervan.
4. Kan je het gebruik van RPA vermijden?
In theorie zou je RPA niet nodig moeten hebben, is een veelgehoorde opmerking. Dat klopt inderdaad, want als je 1 applicatie hebt waarin alle bedrijfsprocessen (denk aan je CRM, boekhouding, dossiervorming etc etc) bij elkaar zitten, heb je geen software nodig die een verbinding hiertussen legt. Echter bij het opstarten van een bedrijf is het bijna ondoenlijk te bepalen welke processen moeten worden ondersteund, zeg over 10 jaar tijd. Hierdoor hebben veel organisaties de veel gehoorde ‘legacy-systemen’. Applicaties die, ondanks dat ze sterk verouderd zijn, nog steeds worden gebruikt. Het is immers te duur om deze te vervangen of te complex om samen te voegen met meer recente applicaties. Het is in mijn ogen dus een illusie om te streven naar een applicatie die alles kan.
5. Wat zijn de kosten van een gemiddeld RPA traject?
De componenten waaruit een RPA implementatie bestaat zijn enerzijds de software licenties en anderzijds de ontwikkelkosten. Deze laatste zijn nodig om de standaard software te laten aansluiten op de eigen systemen. Afhankelijk van hoe je het beheer wilt inrichten, zal je hier ook kosten voor moeten maken. Als je het beheer in eigen huis wilt hebben, dan is het belangrijk dat eigen medewerkers hierin worden getraind en begeleid. Bij het uitbesteden hiervan dien je uiteraard ook rekening te houden met extra kosten.
Voor een kleinschalige implementatie (bijvoorbeeld een Proof-of-concept), denk aan 1 robot die je instelt op 1 gemiddeld complex administratief proces (bijvoorbeeld de maandelijkse factuurverwerkingsronde) moet je rekening houden met ongeveer 15.000 tot 20.000 euro aan totale kosten.
6. Welke software moet ik kiezen?
Er zijn een 3-tal bekende wereldwijde aanbieders van RPA software. Echter is de markt enorm in ontwikkeling en zijn veel grote software partijen (SAP, Microsoft etc.) bezig met het ontwikkelen en in de markt zetten van hun eigen RPA software. De keuze voor de software kan je af laten hangen van uiteraard kosten maar ook mogelijkheden, zoals is het beschikbaar in de Cloud of alleen als serverinstallatie. Hieronder een aantal aspecten waarop de verschillende software aanbieders van elkaar verschillen:
- De overzichtelijkheid van de support. Een aantal aanbieders heeft een duidelijke ‘cockpit’ waarin alle robots die aan de slag zijn, overzichtelijk staan gepresenteerd.
- Opleidingsmogelijkheden, sommige aanbieders hebben uitgebreid (online) opleidingsacademie waarin medewerkers kunnen worden getraind in de software
- Het ‘customizen’ van de software. Het ene software pakket biedt meer mogelijkheden om zelf aanpassingen door te voeren in de code dan het andere pakket
- De instapdrempel door het aanbieden van kosteloze proeflicenties is bij sommige aanbieders lager dan bij andere.
7. Hoe verhoudt AI zich tot RPA?
RPA en AI wordt steeds vaker samen genoemd als een ideale combinatie. Doordat je software telkens slimmer maakt, breidt je de mogelijkheden ervan drastisch uit. Denk bijvoorbeeld aan dat je een robot leert om informatie uit e-mails op te halen in plaats van alleen uit gestructureerde data. Hierdoor kan een robot straks een deel van jouw e-mail correspondentie uit handen nemen.
8. Kan ik RPA zelf implementeren?
Van RPA software wordt vaak gezegd dat het ‘drag-and-drop’ is. Installeren op je server en er zelf direct mee aan de slag. De praktijk is echter weerbarstiger, alles afhankelijk van de complexiteit van het te robotiseren proces uiteraard. Het instellen en aanpassen van de software is eigenlijk gewoon een vorm van software ontwikkeling. Hiervoor is een software developer nodig die kennis heeft van de betreffende RPA software.
9. Wat zeg ik tegen mijn medewerkers?
Je zegt eigenlijk niets tegen je medewerkers, je laat ze het zelf ervaren. Het idee dat een robot jouw werkzaamheden overneemt, kan bij mensen zeker een schrikreactie opwekken. Echter is de praktijk dat een robot vooral de werkzaamheden overneemt waar medewerkers het minste energie van krijgen. Het zijn vooral de simpele en repetitieve klussen die worden weggenomen. Hierdoor is er meer tijd voor leuker en inhoudelijker werk. Door medewerkers zelf een robot te laten bouwen, krijgen ze een goed beeld van wat het inhoudt en wat de mogelijkheden zijn. Door vervolgens gezamenlijk na te denk over welke processen gerobotiseerd moeten worden, creëer je verder draagvlak.
10. Wat zijn de ethische bezwaren van robotisering?
Het ethische aspect kan je terugvinden op meerdere vlakken. Zoals hierboven beschreven moet robotisering niet een manier zijn om kosten te besparen maar een wijze om de medewerkers centraal te stellen. Daarnaast is de koppeling met AI een spannende omdat je robots steeds meer op de stoel van de mens laat zitten. Klanten, als een van de doelgroepen, hebben hierdoor niet altijd het idee dat ze met een robot communiceren.
Hoe is de RPA business case voor jouw bedrijf?
Wil je zelf een RPA business case opstellen voor de inzet van software robots in jouw bedrijf? We helpen je graag met onze kennis en ervaring.
