Lean, Agile, RPA, wat hebben deze allemaal met elkaar gemeen? Allereerst is er geen enkele organisatie meer in Nederland (en ver daarbuiten) die nog nooit met een van deze methoden in aanraking is geweest. Met Lean ontdoe je processen van alle verspillingen, met RPA ga je nog een stapje verder. RPA, ookwel Robotic Process Automation genoemd, zorgt dat je processen door software robots (deels) worden uitgevoerd. En Agile dan? Eigenlijk is Agile de paraplu waar alles onder valt. Agile is niet meer dan het Engelse woord voor wendbaar. En wendbaar is wat al deze methodes gemeenschappelijk hebben.
Scrum gebruiken om te robotiseren
Scrum is een van de bekendste Agile methodes. Scrum is in zelfsturende teams werken aan een bepaald product of dienst ten behoeve van een (interne) klant. Er is een stip op de horizon en iteratief levert het Scrum team deelproducten op. Een Product Owner vertegenwoordigt de klant en bepaalt of de opgeleverde deelproducten voldoen. Doordat er niet pas aan het einde van de tijd wordt bepaald of een product of dienst voldoet aan de gestelde eisen en wensen kan er sneller worden bijgestuurd. Er wordt eerder opgeleverd en het opgeleverde is in lijn met de wensen en eisen van de eindgebruiker(s).
De hierboven beschreven gang van zaken wordt daarom vaak toegepast bij het op maat maken of bouwen van robot software. Tijdens een RPA implementatie bestaat het Scrum team vaak uit RPA Developers en procesdeskundigen vanuit de klant. De Product Owner is vaak de proceseigenaar welke graag wil dat zijn of haar proces sneller, efficiënter en goedkoper wordt uitgevoerd. In korte cycli (Sprints) worden deelproducten opgeleverd. Een deelproduct hierbij is bijvoorbeeld een procesbeschrijving van het te robotiseren proces.
Stel nu dat je RPA zou invoeren aan de hand van een traditionele projectmanagement methode, denk eens aan dat ouderwetse Prince2 bijvoorbeeld. In dit geval zou er pas aan het einde van het project bekend zijn dat het proces niet goed is beschreven, waardoor de robot niet precies datgene uitvoert wat hij zou moeten doen. Doordat je direct al goedgekeurde deelproducten oplevert tijdens een Scrum project, heb je al veel sneller resultaat.
Verder zal een Agile methode zoals Scrum je beter helpen bij een kleinschalige Proof-of-concept, waarin je bijvoorbeeld een klein (sub) proces robotiseert. Het optuigen van een traditioneel project hiervoor is veel te kostbaar.
RPA Experts heeft ervaren Scrum Masters en Lean Six Sigma Black Belts in dienst die tevens RPA adviseur zijn. Op deze manier worden processen eerst, indien gewenst, geoptimaliseerd met behulp van Lean Six Sigma. Vervolgens wordt met behulp van Scrum een software robot geïmplementeerd op een of meerdere processen.
