Volgens Consultancy.nl is er binnen het onderwijs nog veel te winnen met de toepassingen van Robotic Process Automation (RPA). Net als in de zorg, ervaart het onderwijspersoneel ook een hoge werkdruk. De automatisatie van administratieve processen door RPA technologie kan in dit geval uitkomst bieden.
RPA is software die je instelt op je computer. Deze robot software kan repetitieve werkzaamheden uit handen nemen. Zo ondersteunt deze ‘virtuele onderwijsassistent’ zijn collega’s met het uitvoeren van routinematig en eenvoudig werk.
Voordelen van RPA in het onderwijs
RPA technologie biedt onderwijsinstellingen veel voordelen. Een groot voordeel van RPA is dat fouten binnen processen verminderen. Menselijke foutjes worden geëlimineerd doordat de software robot precies handelt zoals hij geconfigureerd is.
Daarnaast kun je dankzij RPA bots kosten en tijd besparen. Een robot kan bijvoorbeeld 24/7 werken, als dit nodig is. Een voorbeeld hiervan is de start van het schooljaar, als er extra veel administratieve handelingen moeten worden verricht. Doordat er tijd bespaard wordt, worden er ook kosten bespaard. Dit bespaarde geld kan dan besteed worden om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.
Bovendien neemt dankzij RPA het werkplezier binnen de organisatie toe. Werknemers kunnen zich dankzij hun virtuele collega richten op hun kerntaken en zodoende meer waarde creëren voor de organisatie. Hiermee wordt de studenten- en docentenervaring verbeterd.
RPA robots kunnen moeiteloos schakelen tussen verschillende systemen, portals en websites. Hierdoor is het niet nodig om te investeren in nieuwe IT-systemen. Dit versimpelt de implementatie van RPA aanzienlijk.
Voorbeelden van onderwijsprocessen waarbij RPA kan worden ingezet
Naast de inzet van RPA software op de afdelingen financiën, HR en IT, lenen de toepassingen van RPA zich ook voor specifieke onderwijstaken. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het verwerken van aanmeldingen van nieuwe studenten. Onderwijsdocumenten kunnen automatisch worden toegevoegd worden aan studentendossiers.
Tevens kunnen RPA robots de studentenadministratie up-to-date houden. Terugkomende gegevens worden dan automatisch verwerkt en bijgehouden in het juiste systeem. Denk bijvoorbeeld aan verzuimregistratie. De studentendossiers zijn hierdoor altijd up-to-date.
RPA kan docenten ook helpen bij het verwerken van tentamenresultaten. Zo kunnen robots bijvoorbeeld de resultaten automatisch invoeren. Vervolgens kunnen zij ook de resultaten communiceren aan de studenten. Mochten cijfers aangepast worden, omdat bijvoorbeeld de normering wordt aangepast, kan de RPA bot de cijfers automatisch corrigeren.
Als laatst willen we een planmatig voorbeeld aanhalen. RPA software kan helpen met het onderwijscurriculum in te delen. De robot zorgt voor een optimale verdeling van vakken over het schooljaar. Bovendien kan RPA ook uitkomst bieden bij het maken van studentenroosters. De roosters worden door de robot gemaakt, terwijl hij rekening houdt met alle factoren: roosters van docenten en studenten, maar ook bijvoorbeeld de beschikbaarheid van lokalen. Mocht er een les uitvallen, kan de robot automatisch een berichtje naar alle studenten sturen zodat zij niet onnodig op school arriveren. Ook kan de RPA bot het rooster automatisch aanpassen, mocht dat nodig zijn. Hierdoor ben je altijd verzekerd van de meest efficiënte en optimale roosters.
Praktijkvoorbeeld: ROC Amsterdam
ROC Amsterdam is een goed voorbeeld van RPA in het onderwijs. Zij zijn een uitgebreid Proof of Concept traject gestart waarin verschillende (complexe) processen op het gebied van studentenzaken zijn gerobotiseerd. Tijdens het RPA Event 2019 komt ROC Amsterdam een workshop geven over ‘RPA in het onderwijs’. Tijdens deze workshop geeft ROC Amsterdam inzicht in hoe je de juiste processen selecteert en deze vervolgens optimaliseert en robotiseert. Na deze sessie hebben deelnemers een goed beeld van hoe je een RPA traject in een onderwijsinstelling uitrolt, welke valkuilen je hier tegenkomt en hoe je dit tot een succes maakt. Meer informatie vind je op de website van het RPA Event 2019.
