De business case voor Robotic Process Automation (RPA) is overduidelijk: robots kunnen binnen enkele weken worden geïmplementeerd, kosten een fractie van de traditionele arbeidskracht, werken 24x7x365 als dat nodig is, maken nooit ‘fouten’ en hebben geen pauze of vakantie nodig. Maar houd je in je business case wel rekening met alle kosten van Robotic Process Automation?
Wat wil je nog meer?
Veel organisaties zijn geïntrigeerd door de mogelijkheden en stellen dus een business case op gebaseerd op de voordelen van RPA. Ze doen een proof of concept en alle berekeningen komen overeen met de verwachtingen. ‘Fantastisch’, zegt de directie. ‘Laten we starten met de implementatie en dit uitrollen!’
Maar er zitten wel wat haken en ogen aan. De meeste organisaties kijken alleen naar de implementatiekosten voor hardware en de softwarekosten voor RPA. Daarmee zien ze andere risico’s en kosten over het hoofd, die ertoe kunnen leiden dat de verwachte voordelen niet worden gerealiseerd. En een teleurstellende rollout kan uiteindelijk een bedrijfsbrede rollout van RPA doen ontsporen.
Een doeltreffende business case voor RPA moet de TCA of ‘Total Cost of Automation’ in overweging nemen. De hoofdposten hierin zijn als volgt:
- Monitoring en verbetering: Alhoewel robots geen ‘toezicht’ in conventionele zin nodig hebben, moet er wel worden gecontroleerd dat ze goed werken. Bovendien is monitoring nodig om de performance te meten en data te analyseren, zodat verdere verbetering mogelijk is.
- Support: Automatiseringssoftware lijkt op middleware in de zin dat iemand de programma’s doorlopend moet ondersteunen en onderhouden. Zo is er voor een SAP-implementatie naast het ontwikkelingsteam een apart supportteam. Bij RPA-software is dat niet anders.
- Fragmentatie: Omdat RPA snel en eenvoudig kan worden geïmplementeerd, zien we vaak dat afzonderlijke business units razendsnel proces na proces automatiseren. Hierdoor ontstaan er kleine geautomatiseerde delen binnen de organisatie, elk met hun eigen automatiseringsexpert. Als de middelen en expertise niet worden gedeeld, zijn de totale kosten natuurlijk hoger.
- Upgrades: De kosten om de RPA-software bij te werken moeten worden opgenomen. Dat betreft met name planning, regressietests en mogelijk ook de herimplementatie die nodig is om gebruik te kunnen maken van nieuwe of veranderde functionaliteit.
- Testen: Alhoewel wendbaarheid een belangrijk voordeel is van RPA, betekent ‘agility’ op zich niet dat de normen en procesdiscipline van IT kunnen worden overgeslagen. RPA vereist een rigoureus testregime.
- Governance: Veel bedrijven vergeten na te gaan hoeveel tijd en potentiële kosten er zijn verbonden met veranderingen in de activiteiten die samenhangen met de infrastructuur. Zo worden de SLA’s voor een server reboot zelden afgestemd op de agility van het bedrijf in de RPA-wereld. Dit kan leiden tot onverwachte vertraging en extra kosten, vooral op belangrijke momenten van de dag.
- Architectuur: We zien vaak klanten die al hun VM’s op één fysieke machine hebben staan, waarbij weinig aandacht wordt geschonken aan bedrijfscontinuïteitsplanning of algemene performance. Bedrijven met eigen IT-organisaties die zich ook bezighouden met systeemontwerp hebben dit probleem meestal niet. Potentieel leidt dit ertoe dat een enorme hoeveelheid kritieke processen wordt geautomatiseerd en draait op één fysieke machine. In dit geval kan een storing een enorme impact hebben op de organisatie.
RPA leidt zonder twijfel tot aanzienlijke besparingen, verbeteringen op het gebied van kwaliteit en kennismanagement en nog veel meer. Toch moeten ook de indirecte en operationele kosten van RPA worden meegenomen om tot realistische en haalbare verwachtingen te komen binnen business units en het executive team. Het is van vitaal belang dat al vanaf het eerste moment de juiste business case en het juiste ondersteuningsmodel worden opgebouwd.
Ook een business case maken?
Met een eenvoudig proces kunt u in korte tijd zonder grote investeringen de effecten van RPA zelf ervaren. Neem contact met ons op voor meer informatie:
