Procesautomatisering wordt al jaren in verschillende industrieën toegepast. Het doel is om processen efficiënter te maken, risico’s te verminderen, compliance in te regelen en de organisatie winstgevender te maken. Met de steeds sneller veranderende technologische ontwikkelingen is RPA (Robotic Process Automation) op de markt gekomen. Hiermee kan de traditionele manier van automatiseren snel vervangen worden. Voor veel mensen is het echter onduidelijk wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen traditionele automatisering en robotisering. Dit blog verduidelijkt hoe RPA past in de automatiseringstrend.
Als we kijken naar RPA en automatisering, is RPA een vorm van automatisering. We hebben het over robotisering als:
- Robots voor meerdere doeleinden worden ingezet;
- Robots elkaar aansturen op basis van bepaalde beslissingen zonder de tussenkomst van mensen.
Zowel bij RPA als bij traditionele automatisering wordt er gebruik gemaakt van proces-automatiseringssoftware. Een aantal bekende termen die vaak worden gebruikt bij automatisering zijn macro’s en scripts. We beginnen met het toelichten van deze termen en leggen vervolgens het verband met RPA.
Macro’s
Een macro is een code met instructies voor het uitvoeren van een enkele computergebaseerde actie of taak. Een macro wordt geactiveerd door een definitie, toetsenbordcombinatie of door planning. Eenmaal geactiveerd, voert de macro zijn reeks stappen uit tot de uitvoer van het gewenste resultaat. Hierbij kunnen we onderscheid maken tussen twee soorten macro’s: macro’s op applicatieniveau en macro’s op operationeel niveau.
Macro’s op applicatieniveau
Deze macro’s worden uitgevoerd binnen een enkele applicatie met een programmeertaal die specifiek is voor die applicatie. Een voorbeeld hiervan zijn Excel-macro’s, die veel worden gebruikt door investeringsbankiers.
Macro’s op operationeel niveau:
Deze macro’s zijn niet beperkt tot een specifieke toepassing, omdat deze op besturingssysteemniveau worden uitgevoerd. Zonder beperkingen kan deze macro veelzijdige acties ondernemen: het kan een browservenster openen, een website openen, een bestand uitpakken en gegevens in Excel plaatsen voor specifieke doeleinden en uitvoer.
Hoewel macro’s vrij effectief zijn, hebben ze hun beperkingen. Macro’s zijn opeenvolgende stappen en er kunnen geen complexe acties of substantiële bedrijfslogica aangekoppeld worden. Daarnaast is programmeerkennis vereist en procesuitvoerders kunnen deze macro’s niet zelf opstellen. Onbetrouwbare resultaten kunnen het gevolg zijn van programmeerfouten of mislukte integraties met doeltoepassingen.
Scripts
Scripts zijn krachtigere procestools dan macro’s. Net als macro’s kunnen scripts op applicatieniveau of op operationeel niveau functioneren. Wanneer een script wordt uitgevoerd in bijvoorbeeld een browseromgeving, is een geschikte applicatie-programmeerinterface (API) of screen-scraping-functionaliteit vereist.
Scripts kunnen zo worden ontworpen dat deze uitgevoerd worden als er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Ze worden geactiveerd door gedefinieerde resultaten wanneer gebruikers hun werk doen. Volledige automatisering is ook mogelijk; hierbij worden de gebruikers gesignaleerd, wanneer gedefinieerde uitzonderingen worden aangetroffen.
Net als macro’s hebben scripts ook beperkingen. Scripts hebben het vermogen om complexere bedrijfslogica aan te pakken, maar er is nog meer programmeerkennis vereist dan bij macro’s. Dit betekent dat eindgebruikers van processen hun proceskennis niet direct kunnen toepassen op automatisering – werken met een programmeur is bijna altijd noodzakelijk.
RPA
Dus waar past RPA tussen deze twee mogelijkheden? Macro’s, scripts en robotsoftware hebben op verschillende niveaus binnen de organisatie impact. Macro’s en scripts hebben impact op kleinere processen, terwijl RPA toegepast kan worden op grotere processen. RPA-software deelt technologieën met macro’s en scripts, maar verhoogt de functionaliteit en prestaties binnen de organisatie.
Voor het schrijven van scripts en macro’s zijn programmeervaardigheden nodig. Het veelvuldig inzetten van macro’s en scripts belast dus de IT-afdeling. De zwakke kant van automatiseren zorgt ervoor dat eventuele fouten alleen geaccepteerd worden binnen eenvoudige processen. Macro’s en scripts zijn beide niet in staat om de uitdaging van complexe en dynamische bedrijfslogica aan te gaan, wat betekent dat er een zeer beperkt potentieel is voor breed inzetbaar automatiseringsgebruik binnen de organisatie
RPA biedt de gebruiker eenvoudige drag-and-drop mogelijkheden of handige recorders waarmee een macro wordt samengesteld. Dit gebeurt op een manier die de rol van de programmeur elimineert en de zakelijke gebruiker aan het stuur van de automatisering van bedrijfsprocessen zet. De gebruiker voert eenvoudig de acties uit en de recorder genereert de code voor het uitvoeren van het gewenste proces. Hetzelfde geldt voor screen-scraping, wat een computertechniek is waarbij de computergegevens worden uitgelezen en worden gebruikt voor een ander programma. In tegenstelling tot scripttechnologie, werkt RPA vaak samen met schermelementen. De schermlocaties worden dan gedefinieerd door logische bedieningselementen zoals knoppen, koppelingen, vervolgkeuzelijsten, enz.
RPA-software maakt ook gebruik van technologie die veel verder gaat dan macro’s en scripts. Gebruikers kunnen zowel sequentiële als parallelle workflows opnemen met behulp van vertakkingsargumenten “If”, “Dowhile”, “ForEach”, “While” & “Switch”. Dit ondersteunt zeer complexe bedrijfslogica.
Daarnaast kunnen robots voor elk ontworpen proces worden ingezet afhankelijk van de beschikbaarheid van de robot op dat moment. Deze inzet kan worden gekozen door de medewerker, maar de robots kunnen ook worden aangestuurd door een “manager robot”. De manager robot bepaalt op welk moment welke robot voor wat wordt ingezet om de maximale beschikbare capaciteit te benutten.
