Als je met robotisering van processen wilt beginnen is het belangrijk dat je begint met een relatief simpel proces, waarvan de output reeds bekend is. Ga bijvoorbeeld niet direct documenten inlezen en digitaal verwerken. Een robot is immers zeer gevoelig voor afwijkingen. Overigens zitten er in bijna ieder proces wel een paar afwijkingen of uitzonderingen. Het is daarom goed om vooraf met de proceseigenaren deze te identificeren. Vervolgens is het een zaak van testen, hierbij worden idealiter ook zoveel mogelijk uitzonderingen meegenomen.
Op basis waarvan selecteer je nu een proces dat je wilt robotiseren? Er zijn een aantal belangrijke kenmerken die een proces moet hebben. Allereerst moet een proces grote volumes kennen en een repetitief karakter hebben. Tevens moet er nog een grote mate van handmatig te verrichten handelingen in zitten om robotisering efficiënt te laten zijn. Ook moet het proces rules-based zijn. Dit betekent dat mens verzonnen regels bepalen wat er in een proces moet gebeuren (bijvoorbeeld: staat er het woord “factuur”, dan moet er een email aan de financiële administratie worden gestuurd).
Proces checklist:
- Standaard proces, weinig uitzonderingen
- Repetitief
- Hoge volumes
- Gebaseerd op regels (als – dan)
Ook moet de robot worden geïnstalleerd in het netwerk als waarin alle andere applicaties draaien. Het is dus zeker geen one-man-show. Op voorhand de IT-afdeling hierbij betrekken is essentieel. Zij zullen dan ook zeker vragen stellen met betrekking tot security. Het is immers geen te identificeren persoon meer die inlogt in de systemen maar een computer (of eigenlijk de software). Deze beveiligingsvraagstukken zijn belangrijk om vooraf goed te bespreken en te borgen.
Robotisering is dus niet altijd de meest geschikte aanpak om een proces verder te optimaliseren. Dit is tegelijkertijd een belangrijke link met Lean. Allereerst moet je je processen optimaliseren (met Lean of Lean Six Sigma) om deze vervolgens te gaan robotiseren (ook wel Digital Lean genoemd). Je gaat anders immers processtappen die in de Lean theorie geen waarde toevoegen, optimaliseren.
Kortom, als je start, begin klein. Selecteer de juiste processen en optimaliseer, automatiseer deze eerst voordat je gaat robotiseren. Een proof-of-concept is een goede manier om bottom-up in de organisatie te starten. Je laat hiermee de toegevoegde waarde zien aan medewerkers en ook aan management. De kosten hiervan zijn zeer beperkt. Je hebt immers diverse proef-licenties beschikbaar van aanbieders van robotisering software.
Een proof-of-concept starten?
We helpen je graag met onze kennis en ervaring. Vul onderstaand formulier in en we nemen contact met je op.
