Met Robotic Process Automation (RPA) zet je softwarerobots in om repetitieve handelingen te automatiseren. Hierdoor hebben werknemers meer tijd over voor leuker en zinvoller werk. Bovendien werken robots sneller en maken minder fouten. Dat klinkt als een win-win situatie. Maar een organisatie wil feiten hebben om te kunnen besluiten over RPA. Daarom is het aan te raden om vooraf een business case op te stellen. In dit blog delen wij onze ervaringen met het opstellen van een RPA business case.
RPA heeft een korte terugverdientijd
Het grootste voordeel van RPA is de toegankelijkheid. De investering is laag, de implementatie eenvoudig. RPA vergt weinig programmeerwerk en er zijn geen veranderingen nodig in de ICT-infrastructuur. Implementatie is daarom een kwestie van weken in plaats van maanden en de terugverdientijd is kort. Ofwel, de return on investment (ROI) van RPA is hoog. De business case achter RPA is daarom al snel positief. Maar hoe stel je die nu op?
In onze ervaring is de kosten-baten analyse van de business case de meest gelezen paragraaf. Onderstaande tabel geeft je de belangrijkste factoren voor deze analyse. Hieronder bespreken wij ook enkele punten die, naast de kosten-baten analyse, belangrijk zijn om een volledige business case op te kunnen stellen.
1. RPA processelectie
De opbrengst van RPA is goed te sturen door het selecteren van de juiste processen. In deze blog lees je daar meer over. Kort gezegd, de opbrengsten zijn het hoogst als:
- Een proces vaak voorkomt
- Relatief veel (bewerkings)tijd kost
- Een voorspelbaar verloop heeft, dat is samen te vatten in business-rules
- Een voorspelbare ‘trigger’ heeft, liefst digitaal
Voldoet je proces aan deze factoren? Dan ligt de terugverdientijd in de meeste gevallen onder de drie maanden.
2. Selecteer de juiste tool
De kosten van RPA zijn vooral terug te voeren op investeringen in softwarelicenties en bouwkosten. Voordat je aan de slag gaat met RPA is daarom belangrijk het juiste pakket te selecteren. In deze blog vergelijken we de belangrijkste RPA leveranciers met elkaar.
Voor iedere situatie is er op dit moment wel toepasselijke software te vinden. Voor een eenvoudige, attended robot in een klein bedrijf zijn er gratis licenties beschikbaar. Bedrijven die grote aantallen unattended robots in zetten, bijvoorbeeld in de vorm van een RPA Excellence Center, betalen uiteraard een stuk meer. Maar daarvoor krijg je dan ook geavanceerde en toegankelijke software en een goede ondersteuning.
Het is voor je business case belangrijk om een toekomstvisie op RPA uit te werken. Hoe groot of klein wil je het gaan maken? Houd er daarom bij de pakketselectie rekening mee wat je uiteindelijk wilt gaan doen met RPA. Kies de geschikte licenties voor je te robotiseren processen en je zult zien dat de kosten erg meevallen.
3. Maak je business case compleet
Een goede business case bevat meer dan alleen een overzicht van kosten vs. baten. De keuzes die je aan het begin maakt, hebben invloed in de mogelijkheden die je in de toekomst gaat hebben. Denk daarom bij het opstellen van je business case ook aan deze onderwerpen:
- Mogelijke processen die gerobotiseerd kunnen worden
- Technische haalbaarheid
- Organisatorische haalbaarheid
- Impact op de business
- Impact op medewerkers
- Risicomanagement (security)
- Compliance en aansprakelijkheid
- Mogelijke RPA tools/software
Hoe is de RPA business case voor jouw bedrijf?
Wil je zelf een RPA business case opstellen voor de inzet van software robots in jouw bedrijf? We helpen je graag met onze kennis en ervaring.
