RPA technologie is misschien wel de trend in procesland van de afgelopen 2 jaar. De belangrijkste vraag hierbij is, is het wat voor mijn organisatie? Om te bepalen of jij RPA technologie moet gaan gebruiken, beantwoord je eerst onderstaande twee simpele vragen:
- Zijn de gegevens digitaal beschikbaar?
- Moeten de gegevens worden verrijkt?
Natuurlijk, het is wat moeilijker dan dit, maar bedenk: stel je wilt met RPA technologie een boek laten schrijven. Dan kan je een robot zeggen dat hij dit moet doen, maar dan moet deze gegevens gaan verrijken. Er moet tenslotte een origineel geschreven worden. Vraag je een robot om een verhaal te kopiëren dan kan dit wel. Dit is in de basis de essentie van Robotic Process Automation (RPA). Een software robot, niet meer dan een programma, kan je alle instructies geven die je kan bedenken. Echter zit er in de huidige software robots nog weinig eigen initiatief. Ze doen dus alleen wat jij ze opdraagt, het zijn dus echte robots. Wil je ze met wat meer initiatief dan moet je ze gaan ‘opvoeden’, ze laten leren. Hier komt de combinatie van RPA technologie en kunstmatige intelligentie om de hoek kijken.
Maar goed, terug naar de ‘domme’ robots. Ze moeten dus digitale gegevens verwerken zonder er zelfstandige informatie aan toe te voegen. Hieronder wat voorbeelden van de inzet van software robots:
- Binnen een financiële afdeling moeten periodiek allerlei boekhoudstaten uit SAP worden gehaald en vervolgens voor analyses in Excel worden gezet.
- Voor een webshop worden dagelijks alle verkoopprijzen van concurrenten geanalyseerd en vervolgens worden op basis hiervan de prijzen automatisch aangepast.
- Binnen een zorgorganisatie worden met behulp van robots medewerkers ingepland in roosters. De robot kijkt naar de meest optimale verdeling op basis van beschikbaarheid, reisafstand, ervaring etc.
De toepassingen van RPA technologieën zijn oneindig en je vraagt je eigenlijk af, hoe we het ooit zonder hebben gedaan. Waarom je tijd verspillen een routinematige klussen die een software robot zo van je kan overnemen?
Hoe werkt RPA eigenlijk?
Eigenlijk is het een software programma die je als het ware over de bestaande programma’s heenlegt. Deze kan vervolgens dezelfde handelingen als een fysiek persoon uitvoeren. Dus het invullen van een zoekveld in een website of het knippen en plakken van informatie uit 1 bestand in een ander bestand. De mogelijkheden zijn eindeloos. Een software robot werkt op een eigen fysieke computer en je ziet vervolgens ook de handelingen die worden uitgevoerd. In veel organisaties hebben de robots ook eigen namen en worden gezien als onderdeel van het team. Best een beetje aparte gewaarwording, nietwaar?
In de wereld van RPA zijn er eigenlijk 3 dominante spelers die RPA software aanbieden, waarmee je een robot kunt bouwen die precies doet wat jij wilt. Deze RPA leveranciers zijn: UiPath, Automation Anywhere en Blueprism. Je zult deze vaak horen als je vraagt aan organisaties met welke software zij hun RPA realiseren. Naast deze grote 3 zijn er nog een aantal kleinere spelers, zoals Kofax, Bluepond en Redwood.
Aan de slag met RPA
Stel je wilt nu zelf aan de slag met RPA, wat moet je dan precies doen. Ons advies is altijd, begin klein. Ga aan de slag met een proces en bouw hiervoor een robot. Met deze proof-of-concept kan je zonder al te veel kosten bepalen of het rendabel en gewenst is om jullie processen met een software robot te ondersteunen. Veel software leveranciers bieden proeflicenties aan, hierdoor zit je ook niet gelijk vast aan een kostbare jaarlicentie.
.
