Softwarerobots zijn er om mensen het leven gemakkelijker te maken. Een robot neemt de simpele en routinematige van de mens over. Mensen krijgen daardoor leuker werk krijgen en houden meer tijd over om aan de klant te besteden. Als bijkomend voordeel werken softwarerobots ook nog eens sneller en maken ze minder fouten. Dit verklaart in een notendop het succes van Robotic Process Automation (RPA). Maar zonder goede processen, geen goede robots. Dus optimaliseer eerst met behulp van Lean Six Sigma voordat je robots gaat gebruiken.
Softwarerobots vragen regels
Kun je robots dan overal inzetten? Het antwoord daarop is ‘nee’. De meeste robots beschikken nog steeds over beperkte intelligentie. Of anders gezegd, ze doen exact wat je ze vraagt en kunnen maar lastig omgaan met uitzonderingen. In de praktijk zijn daarom niet alle processen geschikt voor robotisering. Processen waarin het meest te winnen valt met robotisering zijn:
- uit te drukken in business rules en dus voorspelbaar,
- repetitief
- arbeidsintensief
- maken gebruik van meerdere applicaties.
Processelectie in de praktijk
Op papier vallen veel processen onder bovenstaande criteria. Het proces is helder beschreven en het verloop van het proces is voorspelbaar door de achterliggende business rules te kennen. Tot we op de werkvloer gaan kijken. Dan ontdekken we de uitzonderingen die geen onderdeel uitmaken van het oorspronkelijke procesontwerp (in Lean Six Sigma termen ook wel “de verborgen fabriek” genoemd). Denk aan grote klanten met afwijkende orderafspraken, of incompleet ingevulde formulieren die toch verwerkt moeten worden. Geen ordernummer op de factuur? Dat zoeken we toch gewoon zelf even op! In de praktijk geldt: processen moeten altijd geoptimaliseerd worden voordat je effectief robots kunt inzetten.
Eerst standaardiseren, dan pas optimaliseren en robotiseren!
Het toepassen van Robotic Process Automation (RPA) kan dus niet zonder procesoptimalisatie. Er zijn verschillende methodes om je processen te optimaliseren. Lean of Lean Six Sigma zijn de bekendste en meest bewezen methoden. Alle consultants van RPA Experts zijn daarom Lean Six Sigma Black Belt gecertificeerd. Op die manier zorgen we ervoor dat de robot het juiste proces volgens de juiste regels uitvoert. Wij volgen daarbij de volgende aanpak. Eerst standaardiseren, vervolgens optimaliseren en dan pas robotiseren.
Robots bouw je met mensen
Bij het bouwen van robots gebruiken onze consultants diverse bewezen instrumenten uit de Lean-toolbox. Zo is Value Stream Mapping bijvoorbeeld goed geschikt om het proces en de uitzondering met medewerkers in kaart te brengen. Want pas als je alle aspecten en uitzonderingen van een proces hebt besproken, kun je afspraken maken over de taken die je robot gaat uitvoeren. Bijkomend voordeel van deze aanpak is draagvlak van de mensen. Want omdat mensen mee hebben gedacht over het proces en de taken die robots gaan overnemen, zal de acceptatie van RPA veel groter zijn.
Maar optimaliseren duurt toch heel lang?
Veel bedrijven zijn al bekend met Lean en Lean Six Sigma. Die weten ook dat het daadwerkelijk veranderen van processen een kwestie is van een lange adem. Het duurt lang voordat het ideale proces is bedacht, ingevoerd en continu wordt verbeterd. Moet je daarop wachten voordat je een robot inzet? Gelukkig niet! Zolang een proces gestandaardiseerd, uniform en rule-based is, is het te robotiseren. Ook als het proces nog verspillingen bevat, is de winst in snelheid en kwaliteit (first-time-right) is groot.. Het robotiseren van verspillingen is daarom niet per se negatief. En omdat de robot sneller live gaat, en daarmee alvast toegevoegde waarde gaat leveren, is de terugverdientijd kort. Natuurlijk moet de organisatie daarna niet nalaten om de processen alsnog optimaliseren en de robot daarop te passen. Maar dat spreekt vanzelf. Lean Six Sigma gaat immers om continu aanpassen en verbeteren.
Maak nu kennis met onze proof-of-concept
Ben jij geïnspireerd geraakt door onze aanpak? We helpen je graag met het bouwen van een proof-of-concept robot. Binnen 4-6 weken zijn we in staat om een proces te optimaliseren en te robotiseren. Vanaf dat moment gaat je investering zichzelf al terugverdienen.
In het kort:
- In 4-6 weken een werkende robot
- Altijd een positieve business case, terugverdientijd vaak ( < 3 maanden).
- Geen aanpassingen in de bestaande IT-infrastructuur.
Maak een vrijblijvende afspraak via 030 – 227 3379 of info@rpaexperts.nl en we vertellen je er meer over!
