Robots die bedrijfsfuncties automatiseren: moderne RPA bevrijdt de mens
Wat is Robotic Process Automation eigenlijk en hoe werkt dit? En als het zo effectief is, waarom gebruikt niet iedereen het? Het digitale transformatieproces verloopt niet binnen alle afdelingen op dezelfde snelheid.
Daar zijn meerdere redenen voor; het is niet zo dat bedrijfsmanagers standaard terughoudend zijn ten opzichte van digitale oplossingen. Soms vormen interne structuren een belemmerende factor: de strategische rol van de financiële afdeling bijvoorbeeld, gekoppeld aan het enorme belang van de onaantastbaarheid van financiële processen, leidt waarschijnlijk (gerechtvaardigd) tot terughoudendheid. Maar digitalisering blijft een kwestie van ‘wanneer’, niet ‘of’.
In plaats van de technologische onderbouw van de vaak complexe mechanismen van een grote onderneming op zijn kop te zetten, bieden Robotic Process Automation (RPA)-oplossingen een nieuwe manier om digitale transformatie teweeg te brengen. RPA leidt tot enorme besparingen op bedrijfskosten, verhoogt de werknemersproductiviteit en heeft een bewezen positief effect op klantenbehoud en -tevredenheid. Dit alles zonder de potentiële ravage die kan ontstaan door installatie van een complete enterprise resource planning (ERP) softwareoplossing of technische inzet op deze schaal.
Soms is er voor RPA in eerste instantie een rol binnen een afdeling of zelfs een individueel project weggelegd als tijdelijke technologische oplossing, die mettertijd steeds vaker wordt gebruikt. Soms levert zo’n losse toepassing van de technologie al genoeg voordelen op om aanzienlijke besparingen te realiseren. De eerste positieve conclusie die we kunnen stellen is dat er geen gevaar is dat lopende bedrijfsprocessen worden ontregeld.
Dat betekent niet dat moderne RPA-systemen niet kunnen of moeten worden geïntegreerd met andere systemen, zoals ERP, gespecialiseerde financiële software, CRM’s of een van de andere technologische oplossingen die zo’n enorme invloed hebben op de manier waarop bedrijven functioneren.
Organisaties ontdekken gaandeweg dat ze met de nieuwe generatie robotic process automation aanzienlijk sneller en nauwkeuriger kunnen werken tegen lagere kosten (soms maar niet altijd met verlaagde HR-overheads). Dat het sneller gaat is niet zo verrassend, want computers zijn natuurlijk ontzettend goed in het repetitieve ‘data crunching’.
Vanaf het moment dat technologie een positieve invloed bleek te hebben op de interne processen van bedrijven, is steeds duidelijker geworden dat de doordachte toepassing van een stukje technologie op de juiste plaats de spelregels drastisch kan veranderen. Wanneer mensen repetitieve taken moeten uitvoeren, kruipen er al gauw vergissingen in wat vaak missiekritieke processen zijn. Maar herhaling is nu juist waar RPA ontzettend goed in is: robots zetten informatie optimaal in en kunnen ‘met de lichten uit’ (dus zonder controle) in uiteenlopende complexe scenario’s worden ingezet.
In een rapport van Gartner getiteld ‘Robotic Process Automation: Eight Guidelines For Effective Results’ worden processen die rijp zijn voor verbetering als volgt gedefinieerd:
“Ze hebben een hoge transactiedoorvoer van gestructureerde gedigitaliseerde data met relatief strakke verwerkingspaden en/of gebruikersinterfaces, die niet vaak veranderen en op regels gebaseerde activiteiten zijn.”
Naast de duidelijke economische voordelen van RPA hebben ook de enorm toegenomen efficiëntie en kostenbesparingen een positieve impact op de eindgebruikers van een product of service: de klanten en in veel gevallen ook leveranciers en partners.
Het is aangetoond dat, omdat een groter transactievolume kan worden afgehandeld zonder fouten of menselijk ingrijpen, de klantentevredenheid stijgt als direct gevolg van verbeteringen in de bedrijfsprocessen.
Intern gezien leiden prestatieverbeteringen ertoe dat er gemiddeld minder tijd per transactie of activiteit nodig is. De besluitvormingsalgoritmen achter/binnen RPA leiden tot minder uitzonderingen en een hoger aantal afgeronde transacties. Mensen en processen werken sneller, de productiviteit stijgt en de kosten dalen.
Marios Stavropoulos is de CEO van Softomotive (zie hieronder) en benadrukt een van de easy wins van RPA:
“In het huidige internationale bedrijfsmilieu is de continue productiviteit die door RPA wordt gegarandeerd van vitaal belang wil je concurrerend blijven. Er zijn namelijk altijd transacties die moeten worden verwerkt.”
Kortom, het inzetten van RPA houdt veel meer in dan alleen een opstap naar de installatie van een grotere, meer vergaande technologieoplossing. RPA kan elke applicatie of taak met een technologiebasis automatiseren: desktop- of op een webbrowser gebaseerde taken, Java-apps, mainframe terminal-based processen of via een API verbonden apps. Met RPA kan vrijwel elke technologie efficiënt en foutloos worden geautomatiseerd.
Bij veel ERP systemen (maar ook CRM systemen etc) die door organisaties worden ingezet, is maar beperkte configuratie op maat mogelijk. Dit betekent doorgaans een zekere mate van repetitieve dubbele invoer, met name als er twee, drie of zelfs meer systemen tegelijk draaien. RPA-oplossingen kunnen data echter van de ene ERP naar de andere halen. Daarbij wordt data uit bron A gehaald, verwerkt en gecombineerd met (eerder) handmatige bewerkte Excel-bestanden op desktop B, in een nieuw format op systeem C gezet en tenslotte gecomprimeerd en gearchiveerd naar cold storage-faciliteit D.
Of het nu om een simpele interactie of een server-managed bedrijfsbrede automatiseringsinzet gaat, bij RPA is geen complexe, diepgaande planning nodig zoals voor de inzet van software op maat. Toch is RPA krachtig genoeg om zelfs de functionaliteit van de zwaarste apps te overstijgen. En zoals elke enterprise-level technologie die de moeite waard is, kan RPA gebruikmaken van bestaande tools.
Hieronder staan providers van RPA-oplossingen, we hopen dat je uit onderstaande lijst een idee krijgt van de uiteenlopende services die momenteel op de markt worden aangeboden.
De vooraanstaande automatiseringstechnologieën van Softomotive voor professionals, kleine teams en bedrijven in alle soorten en maten variëren van onafhankelijke, door de gebruiker beheerde desktops tot een gedistribueerde server-based enterprise RPA-oplossing.
Serverless desktopautomatisering voor professionals en kleine teams
WinAutomation is de beste desktopautomatiseringstool ter wereld. Het biedt een krachtig, robuust en gebruiksvriendelijk Windows-based platform om softwarerobots te bouwen.
Server-based bedrijfsautomatisering
ProcessRobot is een vooraanstaand enterprise RPA-platform voor beveiliging en besturing op enterpriseniveau, dat indien nodig koppelingen kan bieden met de allerbeste AI-technologieën. Dit geïntegreerde RPA-platform deelt een gezamenlijke architectuur, zodat cliënten klein kunnen beginnen en snel kunnen opschalen.
Softomotive is al meer dan tien jaar actief op de softwareautomatiseringsmarkt en levert krachtige, robuuste en uitbreidbare software met de beste time-to-value dankzij ongeëvenaard gebruiksgemak en een zeer hoge inzetsnelheid en schaalbaarheid. Het is ook de meest betaalbare procesautomatiseringssoftware op de markt zonder functionaliteitsverlies.
Kofax biedt zo’n twaalf oplossingen waarmee veel aspecten van de financiële activiteiten van bedrijven kunnen worden geautomatiseerd in de drie kerngebieden klantervaring, operationele efficiëntie en risico & compliance.
Kofax heeft een automatiseringsoplossing die klantinteracties en interne processen verbetert, vanaf het moment dat een klant contact opneemt met het bedrijf tot het openen van een account, due diligence-processen, equity, financiële dataonderzoek en automatiseringssystemen voor lening- en hypotheekaanvragen. Daarbij wordt bovendien voldaan aan de lokale wet- en regelgeving.
Uit een onderzoek onder honderd hogere bankmanagers in de V.S. en Europa bleek dat zo’n twintig procent meer geld moet uitgeven om te voldoen aan de strengere wet- en regelgeving. Daarmee is het consistent toepassen van business rules voor banken een belangrijk gebied waar met behulp van RPA de kosten kunnen worden verlaagd.
Er zijn veel trends die de financiële sector raken. Zo geven klanten steeds meer de voorkeur aan zelfservice, vooral op de mobiele telefoon. Veel systemen die instellingen of afdelingen draaiend helpen houden, zijn echter niet ontwikkeld voor een dergelijke klantgedreven vraag.
Door interactiegebieden te standaardiseren en processen te computeriseren, worden niet alleen potentieel problematische gebieden vermeden (waar menselijke fouten zouden kunnen optreden); de klanten van Kofax kunnen ook functioneren op een manier die steeds vaker wordt verwacht door consumenten die weten wat er technologisch mogelijk is.
De oplossingen van Blue Prism zijn gebaseerd op het Microsoft .NET framework en kunnen om het even welke software automatiseren op niet-invasieve wijze. Het bedrijf bevestigt het RPA-paradigma en noemt zijn oplossingen een ‘digitale workforce’, waarbij processen kunnen worden geautomatiseerd op elke afdeling waar repetitieve administratieve taken worden uitgevoerd.
Voor de implementatie hoeft een bedrijf niet te kunnen coderen. Toch worden de meeste platforms ondersteund (waaronder Java, mainframe, Windows-desktops enz.) en kunnen de oplossingen in uiteenlopende omgevingen worden gebruikt, van een webbrowser tot een terminal of thin client.
Blue Prism zegt de term ‘robotic process automation’ te hebben uitgevonden en werd door Gartner bij naam genoemd in haar beoordeling van ‘Cool Vendors in Business Process Services’:
“Wie zou dit belangrijk moeten vinden: eindgebruikersorganisaties en leveranciers die de kwaliteit en efficiëntie van op rollen gebaseerde backofficeprocessen moeten verbeteren , zouden Blue Prism interessant moeten vinden.”
De oplossingen van het bedrijf kunnen worden ingezet in uiteenlopende branches, van de gezondheidszorg tot financiële services. Blue Prism heeft vestigingen in Europa, Australië, Japan, India en de V.S.
Net als Softomotive biedt UIPath een assortiment RPA-oplossingen waarmee de financiële afdeling van organisaties stap voor stap kan worden geautomatiseerd.
UIPath Studio maakt gebruik van een visuele interface om alledaagse processen op de desktop van gebruikers te automatiseren. De software kan unieke werkmethoden aanleren, of de gebruiker kan kiezen uit een groot aantal door het bedrijf voorgeprogrammeerde sjablonen, die veel algemene bedrijfsprocessen beschrijven. Dit varieert van veelvoorkomende processen, waaronder debiteuren en crediteuren, tot specifieke governance- en belastingsprocessen voor specifieke geografische gebieden.
Naarmate werknemers het UIPath betreden, kunnen overtuigde gebruikers server-level systemen gebruiken. Deze kunnen in de cloud of binnen het bedrijf worden ingezet. Automatisering kan ‘attended’ verlopen (ontworpen om samen te werken met werknemers en door directe opdracht worden opgestart wanneer nodig) of ‘unattended’, waarbij systemen op de achtergrond actief zijn, vaak in batch mode.
Alle activiteiten kunnen met behulp van UIPath Orchestrator worden geconfigureerd en gecontroleerd. De Orchestrator bestuurt het volledige softwareassortiment, o.a. cloud-based applicaties, op een mainframe, Java-apps en op individuele desktops.
Het hoofdkantoor van het bedrijf staat in New York. Er zijn vestigingen in Europa en het bedrijf wordt ook steeds actiever op de Aziatische markt in zijn internationale opmars.
